Immer wieder tauchen gefälschte Handwerker-Rechnungen auf. Dabei werden echte Rechnungen von Handwerksunternehmen abgefangen, mit den Kontodaten der Betrüger versehen und an die Endkunden weitergeleitet. Der Kunde bezahlt, der Handwerker geht leer aus. Der Betrug fällt dann erst auf, wenn nach Wochen eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschickt wird. Allerdings können auch Handwerker selbst zum Opfer werden: Es sind in der Vergangenheit bereits manipulierte Rechnungen von Lieferanten aufgetaucht. Diese Betrugsmasche verursacht einen hohen Schaden und viel Ärger für alle Betroffenen. Aber wer haftet am Ende für den finanziellen Schaden? Wie kannst du dich, deinen Betrieb und deine Kunden schützen? Die Antworten findest du in diesem Beitrag!
Handwerker-Rechnungen zu fälschen ist nicht nur sehr dreist, sondern für die Betrüger auch sehr lukrativ. Stell dir vor, deine Original-Rechnung wird von Kriminellen abgefangen und manipuliert. Dein Kunde erhält mit minimaler Verzögerung die Rechnung, auf die er gewartet hat. Da alle Details – bis auf die Bankverbindung – stimmen, wird die Rechnung beglichen. Nur du wartest auf das Geld und bleibst auf deiner geleisteten Arbeit sitzen. Sobald du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versendest, reagiert der Kunde verärgert – denn aus seiner Sicht hat er dich ja bereits bezahlt. Dann vergehen weitere Tage, bis endlich auffällt, dass das Geld auf ein Konto im Ausland geflossen und für immer weg ist. Dein Kunde ist verständlicherweise verärgert und wird dich in den in wenigsten Fällen entlohnen – denn wer will schon zweimal für dasselbe zahlen? Hier muss dann eine Lösung gefunden werden, um das Verhältnis zu deinem Kunden nicht dauerhaft zu belasten. Im schlechtesten Fall kommt es sogar zum Rechtsstreit, was zusätzlich zum finanziellen Schaden für dich wahrscheinlich auch einen Imageschaden bedeuten kann. Bei gefälschten Handwerker-Rechnungen gibt es daher immer zwei Opfer: dich und deinen Kunden.
Gefälschte Handwerker-Rechnungen per Post
Wie funktioniert aber der Rechnungsbetrug, wenn originale Rechnungen über den Postweg versendet werden? Das genaue „Wie?“ lässt sich in den meisten Fällen im Nachhinein nur selten herausfinden, da in der Regel viel Zeit zwischen Tat und Anzeige vergangen ist. Irgendwie schaffen es die Kriminellen, die echten Rechnungen auf der Strecke zwischen deinem Handwerksbetrieb, dem öffentlichen Briefkasten bzw. der Poststelle und dem Briefkasten des Rechnungsempfängers zu entwenden. Das originale Dokument wird dann kopiert, mit der neuen Bankverbindung versehen und zurück in den regulären Briefkreislauf gesteckt. Für den Kunden ist ein Betrug kaum erkennbar, da alle Details der Rechnung stimmen – von den Leistungen bis zu den vereinbarten Preisen. Daher passiert es schnell, dass das Geld einfach an das eigentlich unbekannte Konto überwiesen wird. Diese Art des Rechnungsbetrugs ist in der Regel allerdings zeitlich und regional begrenzt. Der Spuk dauert nur kurz, hinterlässt aber oft finanzielle Schäden im vier- bis fünfstelligen Bereich – in manchen Fällen auch deutlich mehr.
Gefälschte Handwerker-Rechnungen per E-Mail
Wenn du glaubst, dass die Betrugsmasche nur mit Rechnungen aus Papier funktioniert, irrst du dich leider. Auch Handwerker-Rechnungen, die per E-Mail-Anhang verschickt werden, können manipuliert werden – gerade, wenn es sich um Standard-PDF-, Word- oder Excel-Dateien handelt. Auch hier wird die Rechnung auf dem Weg vom Handwerker zum Empfänger abgefangen, angepasst und mit Verzögerung weitergeleitet. Dies gelingt nur, wenn zuvor eine Schadsoftware installiert oder das E-Mail-Konto gehackt worden ist. Wie bei dem Rechnungsbetrug per Post fällt erst spät auf, dass die Handwerker-Rechnung manipuliert wurde.
Im Gegensatz zum Postweg kannst du aber digital selbst Maßnahmen ergreifen, um dich und deine Kunden zu schützen. Was du tun kannst, erfährst du weiter unten im Text.
Gefälschte Lieferanten-Rechnungen
Nicht nur deine Kunden können Opfer eines Rechnungsbetrugs werden, sondern auch du selbst: Es ist bereits vorgekommen, dass Handwerker gefälschte Rechnungen von ihren Lieferanten erhalten haben. Das Prinzip ist dasselbe wie oben beschrieben: Auf der erhaltenen Rechnung sind alle Materialien korrekt aufgeführt, Logo und Anschrift sowie Kontaktdaten sind ebenfalls richtig, allein die Bankverbindung sorgt dafür, dass dein Geld auf ein ausländisches Konto fließt. Es reicht eine Unachtsamkeit, und schon kannst du dich auf eine Menge Ärger gefasst machen: Dein Geld ist weg, aber der Lieferant möchte – verständlicherweise – noch bezahlt werden. Aber wer kommt nun für den finanziellen Schaden auf?
Wer haftet bei gefälschten Rechnungen?
Die Frage, wer bei einem Rechnungsbetrug haftet, ist nicht einfach zu beantworten. Es ist davon auszugehen, dass verschiedene Gerichte von Fall zu Fall unterschiedlich entscheiden werden. Das Oberlandesgericht (OLG) Karlsruhe beispielsweise hob in einem Urteil vom 27. Juli 2023 (19 U 83/22) einen Beschluss des Landgerichts Mosbach vom Mai 2022 auf und gab dem Gläubiger Recht: Mit der Zahlung auf das Konto der Betrüger kam der Schuldner seiner Zahlungsverpflichtung gegenüber dem Gläubiger nicht nach. Dem Gläubiger stand dementsprechend der vereinbarte Betrag für die erbrachte Leistung weiterhin zu – inklusive Zinsen.
Generell gilt also: Wer eine Rechnung bekommt, muss bei der Überweisung aufmerksam sein – auch wenn er davon ausgeht, dass die Rechnung korrekt sei. Was heißt das nun für dich? Sollte dein Kunde eine gefälschte Rechnung erhalten und eine Überweisung an das falsche Konto tätigen, hast du in der Regel gute Chancen, dass dein Anspruch auf deine Entlohnung weiterhin besteht.
Mit dem Urteil stellte das OLG außerdem fest, dass es keine gesetzlichen Vorgaben für Sicherheitsvorkehrungen beim Versand von geschäftlichen E-Mails gibt. PDF-Dokumente müssen beispielsweise nicht durch ein Passwort geschützt werden oder verschlüsselt werden. Auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung könne im geschäftlichen Austausch nicht erwartet werden. Dennoch ist es für eine (potenzielle) gerichtliche Beurteilung natürlich von Vorteil, wenn du belegen kannst, dass du in Sachen IT-Sicherheit gut aufgestellt bist. Denn sollte sich herausstellen, dass du die erwartbaren Vorkehrungen nicht einhältst, könnte sich ein Gericht zu deinen Ungunsten urteilen.
Was kannst du bei einem Rechnungsbetrug tun?
Solltest du selbst das Opfer einer gefälschten Rechnung sein und Geld auf ein falsches Konto überwiesen haben, solltest du unbedingt mit deinem Finanzinstitut sprechen, um zu prüfen, ob das Geld doch noch zurücküberwiesen werden kann. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass keine weiteren Transaktionen auf das Konto der Betrüger erfolgen. Zudem solltest du sofort eine Strafanzeige bei der Polizei erstatten sowie spezialisierte Anwälte einschalten.
Hat dein Kunde eine gefälschte Handwerker-Rechnung in deinem Namen erhalten, biete ihm eine umfangreiche Zusammenarbeit an, ebenso mit dessen Bank. Kontaktiere zudem alle Kunden, denen du im gleichen Zeitraum eine Rechnung zugesandt hast, damit du weitere Betrugsfälle im Idealfall noch unterbinden kannst.
Wie kannst du verhindern, dass du ein Opfer von Rechnungsbetrug und Cyberkriminalität wirst?
Wenn du folgende Tipps berücksichtigst, minimierst du das Risiko, dass du Opfer eines Rechnungsbetruges wirst – gleichzeitig schützt du so auch deine Kunden.
- Sensibilisiere deine Kunden / Geschäftspartner
Du solltest deine Bankverbindungen fest in dein Briefpapier integrieren und deine Kunden und Geschäftspartner drauf hinweisen, Rechnungen von dir stets zu prüfen und eventuelle Unstimmigkeiten, beispielsweise ein ausländisches bzw. abweichendes Konto, zu melden, bevor eine Überweisung getätigt wird. Sollte sich deine Bankverbindung ändern, informiere deine Rechnungsempfänger frühzeitig – idealerweise persönlich (per Telefon) sowie schriftlich. - Gib Papierrechnungen am Postschalter ab
Solltest du weiterhin Rechnungen per Post verschicken, solltest du die Dokumente direkt am Postschalter abgeben. So verhinderst du zumindest, dass Betrüger die Rechnungen auf dem Weg zur Post aus einem öffentlichen Briefkasten abfangen. - Sichere dich doppelt ab
Falls du deine Rechnungen ausschließlich per Post an deine Kunden versendest, solltest du darüber nachdenken, zusätzlich auch eine geschäftliche E-Mail mit einer digitalen Version zu verschicken. Das erschwert einen Rechnungsbetrug erheblich – schließt diesen leider aber auch nicht komplett aus. - Investiere in IT-Sicherheit
Ob du deine Rechnungen in Kombination, also postalisch und digital, versendest oder rein elektronisch – wenn du in IT-Sicherheit investierst, bist du auf jeden Fall auf der sichereren Seite. Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsunterweisungen für dich sowie deine Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, um mögliche Gefahrenquellen und Sicherheitsrisiken (Phishing-Mails, unsichere Passwörter etc.) frühzeitig zu entdecken bzw. zu vermeiden. Ebenso sind Firewalls, eine Anti-Virensoftware sowie ein E-Mailkontenschutz wichtige Maßnahmen gegen Cyberkriminalität, die du einrichten und stets aktuell halten solltest, um dich und deine Kunden zu schützen. Lasse dich dabei von Experten beraten! Maßnahmen in IT-Sicherheit können übrigens staatlich gefördert werden, beispielsweise mit dem Förderprogramm „go-digital“. - Verwende eine GoBD-konforme Software
Wenn du eine Software bei der Rechnungserstellung einsetzt, die GoBD-konform ist, werden elektronische Rechnungen geschützt erstellt, damit eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen werden kann. Dazu werden die Dateien beispielsweise im ZUGFeRD-Format oder im XRechnung-Format angelegt und mit Signaturen und / oder digitalen Zeitstempeln versehen. - Weise deine Kunden / Geschäftspartner auf frisch versendete Rechnungen hin
Wenn du eine Rechnung verschickst, kannst du deine Kunden im Vorfeld kurz darauf hinweisen – am besten telefonisch. Sollte dann die Rechnung mit einer Verspätung eintreffen, wäre dies ein erstes Indiz für einen möglichen Rechnungsbetrug. Zudem kannst du deine Kunden noch einmal auf die korrekte Bankverbindung aufmerksam machen. Verschickst du elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format, können die Kunden selbst überprüfen, ob die Datei über die entsprechenden Schutzmechanismen verfügt. Wird die Datei geöffnet, informiert das genutzte Anzeige-Programm darüber, dass ein Schreibschutz besteht und dass Signaturen verwendet werden. - Prüfe eingegangene Rechnungen selbst immer genau
Sei immer aufmerksam! Kommt dir bei einer Lieferantenrechnung etwas seltsam vor, melde dich beim Rechnungssteller – möglichst über die in den Stammdaten hinterlegten Kontaktinformationen. Denn eventuell sind die Kontaktdaten in der gefälschten Rechnung ebenfalls manipuliert. Falls dir in deinem E-Mail-Programm Unregelmäßigkeiten auffallen sollten, solltest du ebenfalls schnell reagieren: Ändere beispielsweise dein Passwort und lasse dein E-Mail-Konto von einem Profi überprüfen.
Fazit: So minimierst du die Gefahr von gefälschten Handwerker-Rechnungen
Ein Rechnungsbetrug kann jeden treffen: Gerade Handwerker-Rechnungen sind dabei ein beliebtes Ziel von Kriminellen. Eingehende Rechnungen solltest du daher immer genau prüfen und bei Unstimmigkeiten direkt mit dem Rechnungsersteller sprechen. Deine Kunden wiederum solltest du ebenfalls für das Thema sensibilisieren. Gib Papier-Rechnungen direkt am Postschalter ab. Setze zusätzlich auf den Versand elektronischer Rechnungen – oder stelle ganz auf einen digitalen Versand um. Um dich hier vor Cyberkriminalität zu schützen, sind Investitionen in die IT-Sicherheit allerdings unerlässlich. Eine GoBD-konforme Software unterstützt dich außerdem dabei, sichere elektronische Rechnungen zu erstellen, die im Nachgang nicht verändert werden können. Lasse dich zu diesem Thema von Experten aus den Bereichen IT-Sicherheit und ERP-Software ausführlich beraten!
