Ist „Datensicherung“ ein wichtiges Thema für dich? Falls nicht, kann das für dich nicht nur äußerst ärgerlich und teuer werden: Im schlimmsten Fall ist sogar dein wirtschaftliches Überleben bedroht, wenn du deine Daten nicht regelmäßig sicherst! Lass es deshalb gar nicht so weit kommen! Wir erklären dir, worauf du bei einer Datensicherung achten musst, um einen schwerwiegenden Datenverlust zu vermeiden!
„Eine Datensicherung ist nicht nötig – was soll schon passieren?“ Solche Aussagen halten sich leider hartnäckig unter vielen Handwerkern und zeigen, dass die Gefahr eines ungewollten Datenverlustes oft unterschätzt wird. Denn ein Unglück kann jederzeit und ohne Vorwarnung eintreten: Plötzlich sind alle Daten zu den Kunden, zu allen Projekten und zu den mühsam angelegten Stammdaten verschwunden – der absolute Horror eines jeden Unternehmers. Gerade für kleinere Betriebe ist der Verlust von digitalen Kunden- und Auftragsinformationen eine Katastrophe, die sogar den finanziellen Ruin bedeuten kann.
Darum ist eine Datensicherung unverzichtbar
Es gibt viele Möglichkeiten, wie es zu einem Datenverlust deiner Geschäftsdaten kommen kann:
- Anwenderfehler, zum Beispiel eine versehentliche Löschung wichtiger Dokumente
- Computerviren / Cyberkriminalität
- Diebstahl der Hardware
- Defekte oder zerstörte Festplatten (zum Beispiel durch Kurzschluss, Brand oder Wasserschaden)
Leider können deine Daten ohne ein vernünftiges Backup, also eine Datensicherung, meistens nicht einfach rekonstruiert werden. Ein Schutz vor einem ungewollten Datenverlust sollte daher schon aus rein unternehmerischer Sicht für dich unverzichtbar sein. Daran erinnert auch der jährlich am 31. März stattfindende „Welt-Backup-Tag“, der auf die Problematik der unzureichenden Datensicherung hinweisen soll. Eigentlich sollte aber ein solcher Gedenktag unnötig sein, denn es ergeben sich für dich konkrete gesetzliche Pflichten, wenn du elektronische Daten verarbeitest.
Gesetzliche Pflicht zur Datensicherung
Für die deutschen Gerichte ist es eine vorauszusetzende Selbstverständlichkeit, im gewerblichen Anwenderbereich alle anfallenden Daten zuverlässig, zeitnah und umfassend zu sichern. Der Gesetzgeber hat bereits vor 20 Jahren erkannt, dass eine kontinuierliche Datensicherung zwingend notwendig ist: Das Oberlandesgericht Hamm urteilte 2003, dass Unternehmen grob fahrlässig handeln, wenn elektronische Dokumente und Daten nicht in bestimmten Abständen gesichert werden (Az. 13 U 133/03). Dieses Urteil führt dazu, dass Dritte bei einem Schadensfall Schadensersatz- bzw. Haftungsansprüchen geltend machen können, falls du nicht regelmäßig und gewissenhaft Backups durchführst.
Anforderungen der GoBD zur Datensicherung
Wenn du in deinem Unternehmen digital arbeitest, also zum Beispiel mit einer Handwerkersoftware zur Angebots- und Rechnungserstellung, musst du die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) beachten (→ siehe auch „Gelten die GoBD für dich?“). Das Thema Datensicherheit ist ein wichtiger Bestandteil dieser Verwaltungsvorschrift – mit einem eigenen Kapitel. Danach musst du als Steuerpflichtiger dein Datenverarbeitungssystem vor Verlust sichern. Als Beispiele für einen derartigen Verlust werden Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl aufgeführt. In der Randziffer 104 steht außerdem, dass ein mangelhafter Schutz von elektronischen Dokumenten, Datensätzen etc. sogar ausreicht, dass die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsgemäß angesehen wird. Weiterhin ist laut der GoBD ein schlüssiges Datensicherungskonzept ein essenzieller Bestandteil einer geforderten Verfahrensdokumentation.
Backups machen – aber richtig!
Aufgrund der in Deutschland geltenden Bestimmungen und Pflichten musst du Daten besonders schützen. Sichere daher deine Daten und Datenbanken regelmäßig, und zwar möglichst täglich bzw. wöchentlich. Wenn du deine Daten aber „nur“ auf einem externen Datenträger speicherst, musst du weitere Anforderungen beachten: Der Datenträger muss gesondert geschützt werden, z. B. um ein unbeabsichtigtes Verlegen, Schäden von Umwelteinflüssen oder Diebstahl zu vermeiden. Eine sinnvolle Alternative zu externen Festplatten sind daher heutzutage Cloud-Lösungen. Hier musst du allerdings aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unbedingt darauf achten, dass der Serverstandort der Cloud-Lösung in der Europäischen Union liegt – möglichst in Deutschland. Mit den Amazon Web Services (AWS) gibt es beispielsweise einen Cloud-Anbieter, der unter anderem die Vorgaben des Anforderungskatalogs Cloud Computing (C5) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bereits seit 2016 erfüllt. Hier kannst du all deine Backups verschlüsselt und kostengünstig in Deutschland speichert.
Datensicherung in einer Branchensoftware
Viele Hersteller von Branchenlösungen bieten dir Konzepte zur Datensicherung deiner Firmendaten. So kannst du deine Firmendaten direkt über Software automatisch archivieren lassen. Die Datensicherung erfolgt dann beispielsweise auf externen Datenträgern, etwa auf externen Festplatten oder USB-Sticks. Praktischer ist es natürlich, wenn deine Software die Daten automatisch in einer Cloud sicher abspeichert.
Fazit: Datensicherung ist ein Muss!
Du solltest deine Daten unbedingt vor Verlust schützen – dazu bist du nicht nur gesetzlich verpflichtet, sondern es dient auch deinem eigenen Schutz. Es reicht nur ein Unfall, ein Virus oder ein Diebstahl, um die Existenz deines Betriebs zu bedrohen. Deswegen solltest du spätestens jetzt handeln! Damit deine Daten gut geschützt sind, brauchst du ein vernünftiges Konzept zur Datensicherung. Viele Anbieter einer Handwerkersoftware können dich da mit automatischen Prozessen unterstützen. Lass dich zu dem Thema ausführlich beraten und kümmere dich um regelmäßige Backups!
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