Zeiterfassung im Handwerk: 3 Tipps, wie du deinen Mitarbeitern die Angst vor der digitalen Arbeitszeiterfassung nimmst

Handwerksbetriebe im ganzen Land machen sich Gedanken über die Umsetzung der Pflicht zur Zeiterfassung. So gut wie sicher ist, dass diese nur auf elektronischem Wege erfolgen wird. So sieht es der Referentenentwurf vor. Arbeitszeiten händisch mit Stift und Papier festzuhalten ist nach Ablauf von Übergangsfristen nur noch mit wenigen Ausnahmen erlaubt, etwa wenn ein Arbeitgeber bis zu zehn Mitarbeiter beschäftigt. Aber auch kleinere Betriebe sollten sich überlegen, ob eine digitale Zeiterfassung nicht sinnvoll wäre, denn der Aufwand bei einem händischen Aufzeichnungssystem ist in aller Regel unverhältnismäßig groß. Kommen dagegen digitale Systeme ins Spiel, löst dies schnell Unbehagen bei den Beschäftigten aus. Dabei bietet eine digitale Zeiterfassung gerade den Angestellten viele Vorteile.  

Für dich gilt es also, die Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verstehen und zu beseitigen, wenn du eine digitale Zeiterfassung einführen willst.  

Mit der Einführung eines Systems zur digitalen Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb verändern sich die Abläufe zwangsläufig. Die Angestellten müssen sich umstellen, was häufig schon per se als unangenehm empfunden wird. Sehr viele Menschen meiden größere Veränderungen und verlassen vertrautes Terrain nur ungern – vielleicht fällt dir schon direkt jemand aus deinem Team ein, bei dem du mehr Überzeugungsarbeit leisten musst. Wenn du die Sorgen deiner Belegschaft kennst, kannst du ihnen aber durch Aufklärung gezielt begegnen. Mit den folgenden Tipps wird es dir leichter fallen, dein Team für die neuen digitalen Betriebsprozesse zu gewinnen.

Wenn auch oft andere Gründe vorgeschoben werden, wie zum Beispiel die komplizierte Bedienung einer mobilen App auf dem Smartphone, ist die Hauptsorge der meisten Angestellten im Handwerk die vor der totalen Überwachung: Die „gläserne Monteurin“ und der „gläserne Polier“, deren Bewegungen auf Schritt und Tritt getrackt werden, sind für viele Beschäftigte der Branche ein Horrorszenario. In der Vorstellung mancher kontrolliert die Geschäftsführung damit jeden kurzen Stillstand, jeden Toilettengang oder den schnellen Kauf eines Snacks für die Mittagspause. Du kannst deine Mitarbeiter hier allerdings schnell beruhigen. Situationen wie etwa der Toilettengang werden mithilfe einer digitalen Zeiterfassung ebenso wenig erfasst wie zuvor von analogen Stundenzetteln. Um deinem Team die Angst vor den neuen Prozessen zu nehmen, solltest du die Funktionsweise der Arbeitszeiterfassung möglichst genau erklären und ihnen zeigen, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert werden.

Auch die Sorge, von der Handhabung einer digitalen Zeiterfassung überfordert zu werden, solltest du deinen Beschäftigten nehmen. Hersteller von etablierten Systemen achten schon aus Eigennutz bei der Entwicklung auf einfache und unkomplizierte Bedienbarkeit, besonderes bei mobilen App-Lösungen. Auch für den Fall, dass vergessen wird, die Zeiterfassung zu starten, ist vorgesorgt: Natürlich lassen sich Zeiten auch nachträglich im System ergänzen bzw. korrigieren. Deine Mitarbeiter sollten das Ganze eher als ein neues digitales Werkzeug betrachten, wie etwa eine Aufmaß-App. Der Vergleich mit dem oft umständlichen und fehleranfälligen Ausfüllen und Verwalten von Stundenzetteln kann dir außerdem helfen, die Komplexität der Aufgabe zu relativieren.

Um die Akzeptanz für die elektronische Zeiterfassung im Handwerk zu steigern, kannst du die Vorteile der Technologie hervorheben. Es verbessern sich beispielsweise alle buchhalterischen Prozesse; diese werden deutlich beschleunigt und laufen fehlerfreier ab. Jeder kennt die kleinen und großen Fallstricke der Abrechnung auf Basis von Stundenzetteln: Zeiten werden falsch notiert bzw. unleserlich eingetragen. Oder ein Zettel geht auf dem Weg in die Buchhaltung schlicht verloren. Zum Ende des Monats musst du oder deine Buchhaltung dann irgendwie alle geleisteten Stunden zusammentragen und für alle Beschäftigten einzeln auswerten. Nicht selten verzögert sich dadurch die Lohnauszahlung und die Rechnungsstellung an die Kunden. Mit einer digitalen Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten ohne Umwege an die Buchhaltung übertragen, wo die Daten direkt weiterverarbeitet werden können. 

Oftmals kommt es vor, dass auf dem Weg in den Feierabend noch eine andere Baustelle angefahren wird, um dort „schnell etwas vor- oder nachzubereiten“ – ein Stundenzettel wird für diesen Kurzeinsatz häufig nicht ausgefüllt. So gehen aber aufgewendete Minuten und auf längere Sicht Stunden verloren. Mit einer Zeiterfassungs-App, die auf dem Smartphone installiert ist, verursacht das Festhalten dieser kurzen, aber dennoch wichtigen Zeiten keinerlei Aufwand. So werden deine Abrechnungen für deine Projekte viel genauer. 

Ein weiterer Vorteil für deine Mitarbeiter ist, dass sie selbst einfach nachschauen können, wie viele Stunden sie für bestimmte Arbeiten aufgewendet oder insgesamt in einer Woche oder einem Monat geleistet haben. Zudem werden alle Überstunden sicher und zuverlässig dokumentiert.

Bei jeder Veränderung ist es wichtig, dass es Vorbilder gibt, die vorangehen. Zu deiner Unterstützung solltest du zuerst respektierte Arbeitskräfte wie Poliere, Meister, Techniker etc. für die digitale Arbeitszeiterfassung gewinnen. Diese sollten die Vorzüge für den gesamten Betrieb kennen und mit der Handhabung vertraut sein, sodass sie im Zweifel anderen Mitarbeitern Hilfestellung geben können. So dienen sie der Orientierung für das jeweiliges Team, erleichtern die Umstellung und ermöglichen die reibungslose Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung in deinem Betrieb.