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Das Wachstumschancengesetz wurde im März 2024 im Bundesrat beschlossen und beinhaltet die sogenannte E-Rechnungspflicht. Zum 1. Januar 2025 werden somit elektronische Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Aber was bedeutet das genau für dich und dein Unternehmen? In diesem Beitrag erfährst du, was überhaupt eine E-Rechnung ist und was du bis zu welchem Datum beachten musst!
Bist du bereit für die E-Rechnung? Diese Frage stellt sich schon heute, denn zum 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt. Was vielleicht anfänglich nach zusätzlicher Bürokratie klingt, soll eigentlich auf lange Sicht das Gegenteil erreichen –das ist zumindest eines der Ziele des Gesetzes. Dafür musst du als Unternehmer nun aber verstärkt auf das Thema Digitalisierung setzen – spätestens 2028 ist es nämlich im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen keine Option mehr, Papierrechnungen zu versenden. Du solltest allerdings nicht so lange warten, bis du aktiv wirst, denn es lohnt sich durchaus, sich frühzeitig mit der E-Rechnungspflicht auseinanderzusetzen!
Das Wachstumschancengesetz soll unter anderem durch steuerliche Entlastungen konkrete Wachstumsimpulse setzen und gerade für den Mittelstand Anreize für (klimafreundliche) Investitionen und Innovationen schaffen, um so die Wirtschaft zu fördern.
Die Einführung neuer Technologien und innovativer Verfahren soll die Produktivität deutscher Unternehmen erhöhen, neue Märkte erschließen und insgesamt die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland stärken. Weitere Ziele sind ein vereinfachtes Steuersystem sowie der Abbau von Bürokratie. Zur Erreichung dieser Ziele wurde unter anderem die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung beschlossen.
Hier geht es zum Bundesgesetzblatt.
Im Kampf gegen Mehrwertsteuerbetrug in der Europäischen Union wird die elektronische Rechnung ab 2028 zum europäischen Standard. Neben der E-Rechnungspflicht bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen im B2B-Bereich soll es auch eine Meldepflicht von umsatzsteuerrelevanten Informationen geben, die von einer zentralen EU-Stelle abgeglichen werden.
Die einzelnen EU-Mitgliedsstaaten dürfen die E-Rechnung bereits seit 2024 verpflichtend einführen.
Bist du zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet?
Arbeitest du im Bereich Business-to-Government (B2G), kennst du schon heute die Pflicht, elektronische Rechnungen zu schreiben und zu versenden: Stellst du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundes- und teilweise Landesebene aus, muss die Rechnung digital nach der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU übermittelt werden. Dafür stehen die elektronischen Formate XRechnung und mittlerweile auch ZUGFeRD zur Verfügung.
Im Bereich Business-to-Business (B2B) gilt: Erbringst du als Unternehmer eine Leistung für ein anderes Unternehmen, bist du schon heute zur Rechnungstellung verpflichtet, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit ist. Das Wachstumschancengesetz ändert daran nichts. Was sich aber durch das Gesetz ändert ist, dass zum 1. Januar 2025 beim Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen Papierrechnungen nach und nach durch elektronische Rechnungen ersetzt werden. Allerdings sind einige Übergangsfristen vorgesehen.
Auf den Bereich Business-to-Consumer (B2C) hat die E-Rechnungspflicht aktuell keinen Einfluss.* Schreibst du also als Unternehmer Privatpersonen eine Rechnung, kann diese auch weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden.
*Eine Ausnahme sind Rechnungen an Leistungsempfänger, die weder Unternehmer noch nicht-unternehmerische juristische Person sind (also auch Privatpersonen) und es um Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit Grundstücken geht. Auch hier besteht die E-Rechnungspflicht.
Die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung
Auf den ersten Blick ist der Unterschied zwischen einer Papierrechnung und einer elektronischen Rechnung klar. Dennoch lohnt es sich, die verschiedenen Formate zu vergleichen, da es gesetzliche Anpassungen in der Definition gegeben hat.
- Eine Papierrechnung ist eine rein visuelle Rechnung in physischer, nicht digitaler Form. Um sie elektronisch zu verarbeiten, muss die Rechnung erst digitalisiert werden (per Scan oder Foto), bevor sie innerhalb einer Software weiterverarbeitet werden kann. Da eine derart digitalisierte Rechnung keinen strukturierten Datensatz besitzt, müssen die Rechnungsinformationen manuell oder durch ein zusätzliches Texterkennungsprogramm in die Software eingetragen werden
- Eine normale PDF-Rechnung kann zwar digital übermittelt und empfangen werden, ist aber – wie eine Papierrechnung –rein visuell konzipiert. Sie enthält (im Gegensatz zu PDF-Dateien mit ZUGFeRD) keinen strukturierten Datensatz und kann somit durch Maschinen nicht direkt ausgelesen werden. Da sie die EU-Richtlinie zur E-Rechnung 2014/55/EU nicht erfüllt, gilt eine einfache PDF-Rechnung im Sinne der EU-Definition nicht als elektronische Rechnung – genauso wenig elektronische Bild-Formate (.tif, .jpg., .png etc.) oder eine Word- bzw. Exceldatei. Alle Formate, die nicht den Richtlinien der E-Rechnung entsprechen, werden nun als „Sonstige Rechnungen“ bezeichnet
- Eine E-Rechnung entspricht der EU-Richtlinie2014/55/EU und der Europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist beispielsweise die nationale Ausgestaltung der EN 16931, die Anwender bereits aus dem B2G-Bereich kennen. ZUGFeRD unterstützt die EN 16931 mit einem eigenen Profil ab der Version 2.0.
Eine E-Rechnung ist so konzipiert, dass die Rechnungsinformationen ohne Medienbruch in eine (ERP-)Software eingelesen und dort weiterverarbeitet werden können. Entscheidend ist der nicht sichtbare XML-Datensatz, der erst durch die eingesetzte Software für Anwender visualisiert und somit lesbar wird.
Die aktuell gültigen E-Rechnungsformate im Überblick:
Die aktuell gültigen E-Rechnungsformate im Überblick:
- XRechnung
Die XRechnung wird aktuell nur im B2G-Bereich angewendet, also beim Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Dazu wird ein rein maschinenlesbares XML-Format verwendet, d. h., dass zum Auslesen der Daten eine (Rechnungs-)Software benötigt wird. Die XRechnung enthält neben den üblichen Rechnungsinformationen auch eine sogenannte Leitweg-ID, die den Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert.
Mehr zum Thema XRechnung findet hier und in unserem separaten Artikel XRechnung: Die wichtigsten Fakten für Handwerker.
- ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat zum Austausch elektronischer Rechnungsdaten, das auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Europäischen Norm EN 16931 basiert. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Ab ZUGFeRD 2.0 werden zusätzlich die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT sowie die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) berücksichtigt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das heißt, dass es sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden kann, da es neben einem Druckbild einen strukturierten XML-Datensatz enthält. Dies macht dieses Rechnungsformat sehr vielseitig und lässt den Einsatz im B2G-* im B2B– und sogar im B2C-Geschäftsverkehr zu.
*ZUGFeRD ab Version 2.0 im Profil XRechnung
E-Rechnungspflicht: Was ist mit Rechnungen im EDI-Format?
Dank EDI („Electronic Data Interchange“) bzw. dem EDI-Standard EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“) können Unternehmen Geschäftsdokumente einfach elektronisch untereinander bzw. zwischen ihren (ERP-)Systemen austauschen. Der digitale Austausch erfolgt automatisch nach einem international festgelegten Standard. Auch wenn die Daten in strukturierter Form vorliegen und maschinenlesbar sind, erfüllt EDI bzw. EDIFACT bisher noch nicht die europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931), so dass EDI- bzw. EDIFACT-Rechnungen nicht als E-Rechnungen gelten.
Allerdings soll der bisherige Austausch per EDI / EDIFACT während der Übergangszeit weiterhin möglich sein. Im Idealfall wird der EDIFACT-Standard noch rechtzeitig bis 2028 an die EU-Richtlinie angepasst.
Übergangsregelung: Welche Fristen gelten bei E-Rechnungen?
Die E-Rechnungspflicht im B2B wird stufenweise eingeführt, um spätestens 2028 einen einheitlichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu gewährleisten. In der folgenden Übersicht erkennst du, ab wann welche Regelung gilt.
- Ab 01.01.2025
Papierrechnungen haben keinen Vorrang mehr vor anderen Rechnungsarten. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen im B2B zwar weiterhin Papierrechnungen versenden kann, aber auch komplett auf den Austausch von E-Rechnungen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU (also mit einem strukturierten Datensatz) setzen darf. EDIFACT-Rechnungen bleiben ebenfalls zulässig.
Andere elektronische Formate wie Standard-PDFs, die keinen XML-Datensatz nach EU-Norm enthalten, können dagegen nur noch mit der vorherigen Zustimmung des Empfängers versendet werden. Was ab dem 01.01.2025 für dich auf jeden Fall gilt: Dein Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von den Regelungen der E-Rechnungspflicht ausgenommen - Ab 01.01.2027
Wenn dein Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen sollte, bist du im B2B-Bereich zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet.
Ansonsten gelten für dich dieselben Regeln wie ab dem 01.01.2025 - Ab 01.01.2028
Spätestens ab diesem Datum bist du verpflichtet, Rechnungen, die du an Unternehmen richtest, ausschließlich als E-Rechnung zu versenden.
Elektronische Rechnungen: Pflicht zur Einhaltung der GoBD!
Wenn du E-Rechnungen erstellst oder erhältst, musst du diese nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) archivieren – rein digital und revisionssicher. Ein Ausdruck auf Papier als Ersatz für die E-Rechnung ist nicht erlaubt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
Tipp: Die Pflicht zur Archivierung von E-Rechnungen kannst du am einfachsten erfüllen, indem du eine GoBD-konforme Software einsetzt.
Mehr zum Thema GoBD findest du in diesem Artikel.
So profitierst du von der E-Rechnung
E-Rechnungen sorgen sowohl beim Rechnungssteller als auch beim Rechnungsempfänger für deutlich weniger Zettelwirtschaft. Es gibt aber noch viele weitere Vorteile:
- Bist du Rechnungssteller, entfallen Kosten für Papier, Druck und Porto. Durch die direkte Zustellung und die automatische Verarbeitungsmöglichkeit beim Rechnungsempfänger können die Rechnungen schneller bezahlt werden, was zu einer höheren Liquidität für dich führt. E-Rechnungen sind zudem weltweit akzeptiert, du kannst deine Dienstleistungen und Produkte also auch leichter außerhalb Deutschlands anbieten.
- Als Rechnungsempfänger sparst du durch die Möglichkeit zur automatischen Verarbeitung von Rechnungen viel Zeit und minimierst zugleich das Fehlerrisiko, da es keinen Medienbruch gibt und du nicht überall händisch eingreifen musst. Dadurch, dass du Rechnungen schneller erhältst, kannst du diese auch früher bezahlen und so etwaige Skonti in Anspruch nehmen – das lohnt sich für dich also finanziell gesehen ebenfalls.
Fazit: E-Rechnung – Pflicht 2025
Ab dem 1.1.2025 musst du als Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Spätestens 2028 ist dieses Rechnungsformat im B2B-Bereich verpflichtend, d. h., du musst selbst in der Lage ein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt, um Unternehmen in Deutschland weiter zu digitalisieren und so besser für die Zukunft zu rüsten. Für dich ist das jetzt die Chance, dich rechtzeitig auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten und in deine Zukunft zu investieren – beispielsweise mit einer Büro- bzw. Branchensoftware. Mit einer solchen Lösung kannst du nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch deine Unternehmensprozesse deutlich effizienter gestalten – schon heute!
Tipp: Wenn du bereits eine Software einsetzt, informiere dich, ob du in Bezug auf die E-Rechnungspflicht eventuell noch zusätzliche Module benötigst oder Funktionen freischalten musst.
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