Kennst du die GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”? Viele Chefs von Handwerksbetrieben haben zwar inzwischen von diesen Grundsätzen gehört, sich aber nie wirklich damit beschäftigt. Deshalb weiß ein Großteil gar nicht, welche der vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen zu beachtet sind. Wir sagen dir, ob die GoBD dich betreffen und falls ja, wie du diese einhalten kannst!
Heutzutage gibt es kaum noch einen Handwerksbetrieb, in dem Arbeitsprozesse im Büro oder auf den Baustellen nicht durch Informations- und Kommunikationstechnik vereinfacht werden. Das bedeutet aber auch, dass auch immer mehr Bücher und Aufzeichnungen, die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften zu führen bzw. erforderlich sind, in elektronischer Form geführt werden. Ebenso werden mittlerweile auch andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen elektronisch gesammelt. Diese Tatsache hat auch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erkannt. Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz „GoBD“) hat das BMF deswegen eine Verwaltungsvorschrift vorgelegt. Die GoBD dienen den nachgeordneten Dienststellen (z. B. den Finanzämtern) als verbindlicher Leitfaden, wie mit den für den Fiskus relevanten digitalen Daten umgegangen werden soll. Das wiederum betrifft direkt den Steuerpflichtigen – und damit dich!
Hintergrund: Was sind die GoBD?
Die GoBD sind am 31.12.2014 in Kraft getreten und ersetzen sowohl die zuvor geltenden GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“) als auch die GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“). In insgesamt 184 Randziffern regelt die Verwaltungsvorschrift in der aktuellen Fassung vom 28. November 2019 u. a., für wen die Grundsätze gelten, welche Vorgaben bei der Erfassung und Bearbeitung für datenverarbeitende Systeme (DV-Systeme) relevant sind oder welche Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten für den Steuerpflichtigen gelten.
Musst du dich an die GoBD halten?
Prinzipiell gelten für dich die GoBD, wenn du in deinem Betrieb oder für deine Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung Hard- und Software einsetzt, mit denen Daten und Dokumente erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden, die für die außersteuerlichen und steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevant sind. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen musst du auch alle Unterlagen aufbewahren, die den Finanzbehörden zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind.
Wenn du im Büro bereits digitalisiert bist und beispielsweise Software zur Finanzbuchführung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassenführung, Warenwirtschaft, Materialwirtschaft, Rechnungslegung, Zeiterfassung, Archivierung oder Dokumentenablage einsetzt, bist du also betroffen. Sobald du also zum Beispiel am PC eine Rechnung schreibst, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter digital erfasst oder Geschäftsbriefe per E-Mail erhältst, musst du die Vorgaben der GoBD erfüllen.
Die Wahrscheinlichkeit ist also sehr hoch, dass die GoBD auch dich betreffen.
Was musst du bei den GoBD beachten?
Alle digitalen Unterlagen, die von dir nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorgaben zu führen und aufzuzeichnen sind, musst du laut der GoBD nach speziellen Grundsätzen abgelegen und archivieren:
Steuerlich relevante Daten müssen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, der Wahrheit, Klarheit sowie fortlaufenden Aufzeichnung erfüllen. Dabei gelten Anforderungen zur Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zu zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, zur Ordnung und zur Unveränderbarkeit der digitalen Daten. Wichtig ist außerdem, dass all diese Grundsätze auch während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfristen eingehalten werden – du musst bis zu teils zehn Jahren sicherstellen, dass die digitalen Daten nicht manipuliert werden können bzw. manipuliert worden sind!
Weiterhin bist du als Steuerpflichtiger u. a. für die Datensicherheit, ein internes Kontrollsystem, eine Möglichkeit der maschinellen Auswertbarkeit der Daten sowie für die Bereitstellung der Daten für einen Datenzugriff durch die Behörden verantwortlich.
GoBD ignorieren – fahrlässig oder tragbares Risiko?
Wie du siehst, musst du viel beachten, wenn du in deinem Handwerksbetrieb in irgendeiner Form DV-Systeme einsetzt. Da ist es durchaus verständlich, dass viele Handwerker von dem Thema überfordert sind. Einige ignorieren die GoBD sogar bewusst, da sie eine Steuerprüfung für ein kalkulierbares Risiko halten. Kommt es dann aber zur Prüfung und findet der Prüfer Gründe zur Beanstandung der Buchführung, drohen kostspieligen Korrekturschätzungen, Vollschätzungen oder Strafzahlungen. Das kann mitunter existenzbedrohend sein! Die Auswirkungen betreffen dann nicht nur den Steuerpflichtigen selbst, sondern auch die Mitarbeiter.
Was du wegen der GoBD tun kannst
Was du immer im Hinterkopf behalten solltest: Du bist als Steuerpflichtiger allein für die Einhaltung der GoBD verantwortlich! Daher hole dir unbedingt Unterstützung: Lasse dich umfassend von deinem Steuerberater informieren und kläre alle Fragen ab. Setze außerdem nur Softwarelösungen in deinem Betrieb ein, die dir ein GoBD-konformes softwareseitiges Arbeiten ermöglichen und dich durch automatische Abläufe im Hintergrund entlasten.
GoBD-konforme Handwerkersoftware
Eine GoBD-konforme Software muss von Anfang an all deine elektronischen Belege nach den Grundsätzen der Richtigkeit und Ordnung erstellen und unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung archivieren. Im Falle einer Steuerprüfung muss zudem gewährleistet sein, dass der Datenzugriff problemlos möglich ist und gegebenenfalls sogar eine Datenträgerüberlassung veranlasst werden kann.
Du solltest aber nicht jeder Software blind vertrauen, nur weil diese verspricht, GoBD-konform zu sein – lass dir in einem Beratungstermin genau erklären, welche Maßnahmen und Funktionen entwickelt worden sind, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Wie werden etwa elektronische Belege archiviert? Werden alle Geschäftsvorfälle lückenlos in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung aufgezeichnet und revisionssicher archiviert – sowohl im Ursprungs- als auch im Ausgabeformat? Ist eine maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet?
Fazit
Bleib beim Thema GoBD nicht untätig – alles andere ist fahrlässig! Fast jeder Handwerker setzt heute auf Software und IT-Systeme, denn die Digitalisierung des eigenen Betriebs ist ein Faktor, der nicht vernachlässigt werden darf, wenn man auf dem Markt bestehen will. Wenn du dazu gehörst und zum Beispiel Angebote bzw. Rechnungen mit einer Software schreibst oder datenverarbeitende Systeme wie eine Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltungsprogramme oder eine Zeiterfassung im Betrieb einsetzt, gelten für dich ganz klar die GoBD. Dann heißt es unbedingt handeln, denn als Steuerpflichtiger bist ausschließlich du für die Einhaltung verantwortlich! Mit entsprechend GoBD-konformen Softwarelösungen kannst du dir aber eine gute Basis schaffen, um die Anforderungen im Tagesgeschäft ohne großen Aufwand zu erfüllen. Falls dein Betrieb außerdem irgendwann durch die Finanzbehörden geprüft werden sollte, senkst du das Risiko von finanziellen Schäden erheblich.
Die GoBD zum Nachlesen:
Tipp: CRAFTVIEW lässt dich beim Thema GoBD nicht allein! Lass dir in einem Beratungstermin zeigen, wie unsere Softwarelösungen dich im Alltag unterstützen können.
