Was bedeutet „Mobiles Arbeiten“ für dich als Handwerker? Unabhängigkeit vom Büro? Digitale Unterstützung unterwegs und auf den Baustellen? Mobiles Arbeiten hat viele Facetten, sowohl für dich als Chef als auch für deine Mitarbeiter. In diesem Artikel wollen wir dir die Möglichkeiten aufzeigen, was digitale Helfer wie Smartphones und Tablets alles leisten können, um deinen Betrieb voranzubringen.
Im Handwerk ist ein reibungsloser Austausch zwischen dem Büro und den verschiedenen Baustellen enorm wichtig – das weißt du selbst aus Erfahrung. Durch eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen kann dein Alltag erheblich erleichtert werden. Aber wie genau sieht diese Digitalisierung aus, wenn du unterwegs oder auf den Baustellen bist? Hier kommt das Stichwort „Mobiles Arbeiten“ ins Spiel, denn mittlerweile sind Smartphones, Tablets und sogar Laptops für Handwerker aller Branchen unersetzliche Arbeitsmittel, die täglich ortsunabhängig zum Einsatz kommen. Auch elektronische Geräte zur Vermessung, zum Beispiel Laser-Distanzmessgeräte oder Totalstationen, sind keine Seltenheit mehr. Aber wie können dir die digitalen Werkzeuge konkret helfen, Ressourcen, Zeit und Geld einzusparen? Nachfolgend präsentieren wir einige Bereiche, die einfach fürs mobile Arbeiten optimiert und so effizienter gestaltet werden können. Im Idealfall sind die digitalen Werkzeuge Teil deiner Handwerkerlösung im Büro (oder zumindest daran angebunden), damit du das Maximum aus den übermittelten Daten herausholen kannst.
Digitale Werkzeuge fürs mobile Arbeiten
Kommunikation ist natürlich einer der wichtigsten Aspekte, wenn du mobil arbeiten möchtest. Je besser du mit deinem Team bzw. dem Büro abgestimmt bist, desto effizienter laufen deine Projekte. Kommunikation geht aber über das Telefonieren, das Schreiben von Nachrichten oder die Nutzung von Messenger-Diensten weit hinaus. Die mobile Einsicht in den eigenen Personaleinsatzplan, in Projektsammelmappen und in Kalendereinträge machen dich und deine Außenmitarbeiter beispielsweise wesentlich unabhängiger vom Büro. Die Möglichkeit, einerseits Aufgaben für Mitarbeiter zu erstellen und andererseits Aufgaben selbst zu erledigen, hilft enorm dabei, sich untereinander besser abzustimmen.
Individuelle digitale Formulare
Abnahmeprotokolle, Arbeitszettel, Bautagebücher, Schadensmeldungen – das geht heute auch alles papierlos, rein digital. Das hat viele Vorteile: Das Ausfüllen geht schnell über das Mobilgerät, da viele Felder des Formulars mit festgelegten Auswahloptionen gefüllt werden können. Oft gibt es zudem Funktionen für eine elektronischen Unterschrift. Außerdem geht kein Zettel verloren, nichts wird vergessen, alles ist lesbar und alle eingetragenen Werte können ohne Übertragungsfehler ans Büro übergeben werden. Viele Softwareanbieter bieten dir zudem einen Service an, die Formulare und Berichte individuell auf deinen Betrieb abzustimmen – falls du die Vorlagen nicht sogar selbst gestalten kannst. Digitale Formulare beschleunigen also das mobile Arbeiten beim Kunden vor Ort, reduzieren den Papierverbrauch und machen ein händisches Übertragen der Daten in deine Handwerkersoftware unnötig.
Mobile Arbeitszeiterfassung
Du möchtest deinen Pflichten zur Erfassung der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter nachkommen, aber dafür keine Unsummen für Zeiterfassungsterminals ausgeben? Auch hier ist „Mobiles Arbeiten“ die Lösung: Per App wird ein (kostengünstiges) Smartphone oder Tablet kinderleicht zum Zeiterfassungswerkzeug. Dabei gibt es – je nach Anbieter – verschiedene Ansätze. Ein Beispiel wäre eine digitale Stempeluhr: Mitarbeiter können sich bei dieser Methode an der smarten Stempeluhr einfach an- und abmelden, indem ein NFC-Chip gescannt oder Mitarbeiternummer eingegeben wird. Oder jedes Smartphone erfasst einzeln die Arbeitszeiten und Tätigkeiten – entweder über eine eigene App oder über einen digitalen Arbeits- bzw. Stundenzettel. Eine weitere Option ist die digitale Zeiterfassung von ganzen Teams durch einen verantwortlichen Mitarbeiter. So oder so lassen sich Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten leicht direkt auf der Baustelle, im Fahrzeug oder stationär im Betrieb erfassen. Die ermittelten Daten stehen dann auch nach dem Versenden sofort in der Handwerkersoftware zur Verfügung und können im Nachgang für interne Auswertungen genutzt werden, beispielsweise für die projektbezogene Nachkalkulation.
Mobiles Arbeiten als Chef richtig nutzen
Du kennst das: Viele Entscheidungen werden heute außerhalb des Büros getroffen – nämlich direkt beim Kunden vor Ort. Daher ist es notwendig, dass du auch unterwegs immer Zugriff auf deine wichtigsten Geschäftsdokumente hast – ohne dazu permanent zentnerschwere Papierordner mit dir herumschleppen zu müssen. Du als Chef sowie auch Projektleitende oder andere Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können dank smarter Softwarelösungen mobil auf die im Projekt hinterlegten Daten mit allen Details einsehen, etwa Angebote, Rechnungen, Baupläne oder Mitarbeiterzuteilungen. So können gerade kleine Detailfragen schnell geklärt oder Informationen ausgetauscht werden. Mobiles Arbeiten hinterlässt bei deinen Geschäftspartnern auf jeden Fall einen professionellen Eindruck und erhöht die Chance, auch in Zukunft gemeinsam Projekte zu realisieren.
Für eine bestmögliche Projekt- bzw. Baustellenvorbereitung sind Smartphone-Funktionen zur Foto- und Notizerstellung ideal. Schon bei der ersten Begehung kannst du alle fürs Projekt relevanten Informationen festhalten. Ist die App an die Bürosoftware angebunden, landen die Daten ohne Umwege sofort im richtigen Projekt – eine umständliche Zuordnung entfällt.
Alle Daten, die deine Mitarbeiter sammeln, kannst du später auswerten und zur Verbesserung von Betriebsabläufen und -strukturen nutzen. Wenn du Materialien und Arbeitszeiten projektbezogen erfasst, kennst du zum Beispiel die genauen Materialverbräuche und die realen Zeiten für das Erledigen von einzelnen Arbeitsschritten. Diese Kennzahlen wiederum erlauben es dir, die richtigen Stellschrauben zu identifizieren, um deine Effizient zu erhöhen!
Fazit: Mobiles Arbeiten mit Branchenlösungen
Mobiles Arbeiten ist schon jetzt im Handwerk nicht mehr wegzudenken. Gerade wenn du in einer Branche tätig bist, in der es um Montage-, Service- bzw. Pflegeaufträge geht, sind digitale Lösungen ein echter Gewinn, um die Arbeiten perfekt aufeinander abzustimmen.
Die eingesetzten Apps sollten dabei möglichst an deine Softwarelösung im Büro angebunden sein, denn nur so laufen deine digitalen Prozesse wirklich reibungslos und durchgängig. Optimiere nach und nach deine mobilen Arbeitsabläufe, um immer besser zu werden sowie Zeit und Ressourcen zu schonen!
Bist du im Bereich „Mobiles Arbeiten“ noch nicht ausreichend aufgestellt? Oder möchtest du konkret sehen, welchen Mehrwert dir digitale Werkzeuge bieten können? Dann lass dich von einem Experten deiner Branche ausführlich beraten!
