Digitaler Frühjahrsputz – so pflegst du deine Stammdaten für eine optimale Kalkulation!

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Im Laufe eines Jahres sammeln sich unzählige Daten in deinem Unternehmen an, speziell im Bereich der Stammdaten. Adressen, Artikel, Preise – alles ist im Wandel. Doch als Handwerker bist du darauf angewiesen, alles im Blick zu behalten und genau zu berücksichtigen, denn falsche oder veraltete Daten können deine Betriebsabläufe stören und sogar dafür sorgen, dass du dich bei deinen Aufträgen im wahrsten Sinne des Wortes verkalkulierst. Daher ist die sorgfältige Stammdatenpflege ein entscheidender Baustein für deinen wirtschaftlichen Erfolg. Gerade am Anfang des Jahres lohnt es sich für dich deshalb, Zeit in einen sauberen Datenstand zu investieren. Wir erklären dir, was du tun kannst und wie dich Software dabei unterstützen kann, um dir mit aktuellen Stammdaten einen strategischen Vorteil in der Kalkulation und damit im Wettbewerbsumfeld zu sichern!

Die Stammdatenpflege wird von vielen Handwerkern oft unterschätzt: Kundeninformationen ändern sich, Artikelpreise werden teils täglich aktualisiert, neue Artikel kommen auf den Markt, ältere Artikel werden aussortiert und Materialengpässe sorgen dafür, dass alternative Produkte genutzt werden müssen. Wer seine Stammdaten da nicht ordentlich pflegt, verliert mitunter viel Zeit und bares Geld. Beispielsweise müssen Rechnungen wegen fehlerhaften Kundendaten storniert werden. Oder die Kalkulation eines Angebots fällt zu deinen Ungunsten aus, weil du den Materialpreis zu niedrig angesetzt hast.  

Stammdaten sind deshalb ein gutes Beispiel dafür, wie dynamisch die Geschäftswelt heute ist – und wie du dich dem steten Wandel anpassen musst, wenn du wettbewerbsfähig bleiben möchtest. Nur mit einem ordentlichen Stammdatenmanagement kannst du langfristig die Effizienz deiner Betriebsprozesse aufrechterhalten und eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherstellen. 

Stammdatenpflege zum Jahresstart

Zu Beginn des neuen Jahres nehmen viele Lieferanten und Großhändler Änderungen an ihrem Angebot vor. Es werden nicht nur Preise angepasst, sondern auch Artikel neu aufgenommen bzw. aus dem Sortiment entfernt. Zum einen bietet dies für dich eine günstige Gelegenheit, deine Einkaufsbedingungen neu auszuhandeln. Zum anderen lohnt es sich, deine Stammdaten auf Vordermann zu bringen, damit du mit aktuellen Preisen kalkulieren und deine Kunden mit innovativen Produkten beeindrucken kannst. Kurzum: Das erste Quartal im Jahr ist optimal geeignet, deine Artikelkataloge auf den neuesten Stand zu bringen. 

Stammdaten: Artikel und Material aktualisieren

Artikelpflege muss nicht mit einem großen Aufwand verbunden sein: Besitzt deine Software im Büro passende Schnittstellen zu deinen Lieferanten bzw. Großhändlern, kannst du deine Artikeldaten leicht und bequem upto-date halten. Über die Schnittstelle ist nicht nur eine direkte Kommunikation, sondern auch die Verwaltung deiner Daten möglich. So bestimmst du etwa, welche neu eingeführten Produkte in deinen Artikelstamm übernommen werden sollen, und kannst außerdem deine aktuellen Konditionen hinterlegen. Hast du beispielsweise besonders gute Einkaufpreise ausgehandelt, kannst du das als klaren Vorteil gegenüber deinen Mitbewerbern nutzen.

Passende Schnittstellen zur Stammdatenpflege

Je nach Handwerk bieten sich andere Schnittstellen an, um die Stammdaten zu aktualisieren. Hier einige Beispiele:

DATANORM

DATANORM ist quasi der Standard eines dateibasierten Artikeldatenaustauschs zwischen Lieferanten und Unternehmen. Die Schnittstelle ermöglicht dir die Anlage ganzer Artikelkataloge sowie die Verwaltung von Einkaufskonditionen eines Artikels bei mehreren Lieferanten. Du kannst DATANORM zudem für eine automatisierte Einkaufspreisoptimierung nutzen.

OMD (Open Masterdata)

Mit dieser Schnittstelle lassen sich mühelos aktuelle Preisinformationen sowie Details, Bilder und Zusatzinformationen bzw. –Dokumente zum Artikel online zwischen deiner Bürosoftware und deinem Lieferanten austauschen. 
Außerdem können Vorgangsartikel und Stammdaten mit eindeutiger Lieferantenzuordnung bei vorhandener OMD-Anbindung im Vorgang und in den Stammdaten automatisch aktualisiert werden. Die Schnittstelle ist damit in der Lage, die aufwendigere Preispflege von Artikeldaten per DATANORM zu ersetzen. Auf lange Sicht wird Open Masterdata DATANORM ablösen.

IDS (Integrierte Daten Schnittstelle)

IDS ermöglicht die Artikelrecherche direkt im Online-Portal deines angebundenen Lieferanten. Du kannst Artikel und Preise direkt in die Kalkulation übernehmen. Die Aktualisierung deines Stammdatensatzes läuft im Hintergrund.

Weitere Schnittstellen und Direktanbindungen

Neben den oben genannten Schnittstellen bieten viele Material-Lieferanten und Hersteller direkte Anbindungen an deine Software, wenn du einen Kundenzugang besitzt. Über solche Schnittstellen lassen sich u. a. Preisaktualisierungen automatisch durchführen oder Material problemlos zu den Stammdaten hinzufügen. 

Stammdaten: Leistungen aktualisieren

Nach der Artikelpflege in deinen Stammdaten solltest du nicht vergessen, auch deine Leistungskataloge und -Sets auf den neuesten Stand zu bringen. Überprüfe, ob deine Leistungsbeschreibungen noch den aktuellen Anforderungen entsprechen und ob du das hinterlegte Material durch bessere bzw. neuere Produkte ersetzen solltest. Du kannst auch alternative Leistungen anlegen, in denen du andere, hochwertigere Produkte einsetzt. So kannst du deinen Kunden schon im ersten Angebot mit deinem großen Leistungsspektrum überzeugen.  

Wenn du Leistungstexte von Drittanbietern nutzt, solltest du außerdem regelmäßig überprüfen, ob es Updates gibt, damit du auch hier immer bestens aufgestellt bist.

Stammdaten: Adressdaten

Bei deinem Frühjahrsputz durch deine Stammdaten solltest du auch einen Blick auf deine Adressdaten und Kundenkontakte werfen. Mit einer modernen Bürosoftware geht das recht schnell und unkompliziert. Dank Sortier- und Filteroptionen kannst du beispielsweise überprüfen, welche Interessenten noch aktuell sind und bei welchen Kunden sich ein aktives Nachfassen lohnen könnte. 

Eventuell doppelt angelegte Kunden können zusammengelegt und geänderte Ansprechpartner angepasst werden. 

Sobald du deine Kundendaten wieder aufpoliert hast, kannst du die Adressen nutzen, um deine Vertriebsstrategie zu optimieren und um auf diese Weise mehr Umsatz zu generieren. 

Vorteile durch ein gutes Stammdatenmanagement

Die genaue Erfassung und Aktualisierung von Artikel- und Leistungsdaten bieten dir zahlreiche Vorteile, gerade, wenn du deine Stammdaten regelmäßig pflegst. Ein entscheidender Aspekt ist die Beschleunigung bei der Auftragsabwicklung. Durch präzise (Preis-)Daten zu Materialien, Werkzeugen und Leistungen kannst du deine Handwerksaufträge detaillierter planen, genau kalkulieren und durchführen. Die schnellere Abwicklung trägt zum einen zur Zufriedenheit deiner Kunden bei, zum anderen ermöglicht sie die optimale Nutzung deiner vorhandenen Ressourcen. 

Die Zeit- und Kostenersparnis ist ein weiterer positiver Effekt, den du durch die gezielte Pflege von Artikel- und Leistungsdaten erzielen kannst. Denn veraltete Daten erfordern oft zeitaufwändige Korrekturen, die deinen Arbeitsfluss unterbrechen und zusätzliche Kosten verursachen können. Wenn du diesen Aufwand vermeiden oder minimieren kannst, steigert das nicht nur deine Effizienz, sondern ermöglicht auch eine nachhaltige Kostenkontrolle. 

Darüber hinaus unterstützen dich genaue Stammdaten zu Artikeln und Leistungen bei der langfristigen Planung und bei deinem Ressourcenmanagement. Auf Basis dieser Daten kannst du präzise Analysen durchführen und so fundierte Entscheidungen über den Einkauf von Materialien, die Schulung von Mitarbeitern und die Investition in neue Technologien treffen. Ein solides Stammdatenmanagement ermöglicht somit eine vorausschauende Unternehmensführung. 

Fazit

Ein Frühjahrsputz deiner Stammdaten lohnt sich also auf jeden Fall, denn mit qualitativ hochwertigen Stammdaten kannst du deine Kalkulation jederzeit optimieren und auf diese Art in der Gewinnzone bleiben. Wenn du dich bei der Lieferantenwahl zudem auf wenige, wichtige Kontakte konzentrierst, kannst du im Idealfall von stets aktuellen Einkaufspreisen und günstigen Konditionen profitieren. Mit einwandfreien Stammdaten verbesserst du außerdem deine Betriebsprozesse, speziell im Bereich der Auftragsabwicklung. 

 Eine sorgfältige Stammdatenpflege ist somit nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Schritt, um im Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu bestehen und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen. 

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Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und zum Zeitpunkt der Entstehung des Textes als korrekt erachtet. Für den Inhalt übernehmen wir jedoch weder Haftung noch Garantie. Bitte informiere dich auch bei anderen Stellen über das beschriebene Thema und treffe Entscheidungen nicht allein auf Basis dieses Beitrages. Eventuell im Text vorhandene Wertungen sind als persönliche Meinungsäußerungen zu verstehen. Beachte weiterhin: Die Craftview Software GmbH darf und kann keine Rechts- und Steuerberatung leisten.

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