Jedes Jahr aufs Neue: Der Jahresabschluss zählt für viele Unternehmer zu den ungemütlichsten Aufgaben des Jahres. Er ist allerdings nicht nur notwendig, sondern für die meisten auch verpflichtend, damit das Finanzamt einen Überblick über die Finanzen erhält. In diesem Artikel erfährst du alles rund um den handelsrechtlichen Jahresabschluss, wie eine Bürosoftware dich unterstützen kann und warum sich der Einsatz eines Steuerberaters in der Regel lohnt.
Der handelsrechtliche Jahresabschluss ist wichtig, um die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens genau zu erfassen und offenzulegen. Er ist die Basis für deine finanzielle Planung und deine strategische Ausrichtung. Damit du dieses Werkzeug für dich richtig nutzen kannst, solltest du dich bei diesem Thema genau auskennen und wissen, welche Bestandteile ein Jahresabschluss hat, welche Fristen gelten, wie du dich optimal vorbereiten kannst – und wen du um Hilfe fragen kannst, damit du alle gesetzlichen Vorgaben einhältst.
Was ist ein Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist der Abschluss der Buchführung eines bestimmten Geschäftsjahres, welches am Bilanzstichtag endet. Im Prinzip handelt es sich um einen finanziellen Bericht, der einen Überblick über die finanzielle Lage sowie die Geschäftstätigkeiten deines Unternehmens im abgelaufenen Jahr gibt. Das ist insbesondere für die Steuerbehörden und gegebenenfalls für Gläubiger wichtig.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Ob du als Unternehmer einen Jahresabschluss erstellen musst, hängt vor allem von der Rechtsform deines Unternehmens ab. Die Pflicht zur Erstellung gilt für:
- Personengesellschaften
GbR, OHG, KG sowie weitere Sonderformen. - Kapitalgesellschaften
GmbH, UG, AG inklusive Sonderformen wie GmbH & Co., UG & Co. KG, AG & Co. KG.
Generell gilt: Unterliegst du der Pflicht zur doppelten Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch und bist im Handelsregister eingetragen, gibt es nur wenige Ausnahmen für Einzelkaufleute, die dich von einem Jahresabschluss befreien: Wenn deine Umsatzerlöse an zwei aufeinanderfolgenden Jahren 600.000 Euro und dein Jahresüberschuss 60.000 Euro nicht übersteigen, bist du nicht dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen.
Auch Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen keinen Jahresabschluss im Sinne des Handelsgesetzbuches erstellen.
Fristen: Wann muss ein Jahresabschluss erstellt werden?
Diese Frage lässt sich nicht mit einem Satz beantworten, da hier unterschiedliche Fristen gelten. Diese sehen wir folgt aus:
- Einzelunternehmen müssen bis neun Monate nach Ende der Geschäftsperiode einen Jahresabschluss erstellt haben.
- Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften (Bilanzsumme unter sechs Millionen, Umsatz unter 12 Millionen Euro, unter 50 Mitarbeitende) sind verpflichtet, ihren Jahresabschluss bis sechs Monate nach Ende der Geschäftsperiode zu hinterlegen.
- Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften haben bis 3 Monate danach Zeit.
Was sind die Bestandteile bei einem Jahresabschluss?
Wie umfangreich dieser ausfällt, hängt wieder von der Rechtsform deines Betriebs ab. In jedem Fall gehören in den Jahresabschluss die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Für Einzelkaufleute und Personengesellschaften sind dies auch die einzig verpflichtenden Bestandteile des Jahresabschlusses.
Für Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus Anhänge verpflichtend, also beispielsweise Erklärungen zu Gewinn- und Verlustrechnungsposten. Kapitalmarktorientierte Kapital-Gesellschaften müssten außerdem einen Lagebericht, eine Kapitalflussrechnung sowie einen Eigenkapitalspiegel mit aufnehmen – für die viele Betriebe, speziell aus dem Handwerk, dürfte dies aber irrelevant sein.
Was muss in einer Bilanz und einer GuV vorkommen? Inwieweit unterscheiden sich die Bestandteile?
Bilanz
- Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der finanziellen Situation deines Betriebs zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses.
- Sie zeigt die Vermögens- und die Schuldenlage, unterteilt in eine Aktivseite (Vermögenswerte) und eine Passivseite (Eigen- und Fremdkapital).
- Die Bilanz ist im Grunde genommen also nichts weiter als Vermögen minus Schulden.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Die GuV zeigt, wie viel dein Betrieb innerhalb des Jahres eingenommen hat.
- Die GuV ermittelt demnach die Einnahmen abzüglich der Ausgaben.
Für die Erstellung der Bilanz gehört auch eine Inventur, um Menge und Wert deiner Vermögensgegenstände genau zu erfassen. Alles zum Thema Inventur findest du in diesem Artikel: https://blog.craftview.de/warum-sich-eine-inventur-fuer-unternehmen-lohnt
Welche Konsequenzen hat ein fehlerhafter Jahresabschluss?
Wenn du beim Erstellen des Jahresabschlusses gegen die geltenden handelsrechtlichen Vorschriften verstößt, drohen dir Bußgelder, Ordnungsgelder oder sogar eine strafrechtliche Verfolgung. Das heißt, dass du deine Jahresabschlüsse nicht auf die leichte Schulter nehmen solltest.
Was kannst du zur Vorbereitung des Jahresabschlusses erledigen?
In erster Linie sollten deinem Betrieb alle Finanzunterlagen vorliegen – von Belegen über Informationen zu Anlagevermögen bis hin zu Gehaltsabrechnungen. Außerdem solltest du sicherstellen, dass deine Buchhaltung aktuell ist und keine offenen Posten vorhanden sind.
Wie kann dich eine Softwarelösung beim Jahresabschluss unterstützen?
Mit einer guten Bürosoftware kannst du über das gesamte Jahr hinweg deine Geschäftsdaten konsequent sammeln und nicht nur für den Jahresabschluss einfach auswerten. Du behältst deinen Betrieb jederzeit optimal im Blick und kannst Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenwirken.
Folgende Funktionalitäten helfen dir, damit du zum Jahresabschluss alle relevanten Daten sicher und schnell parat hast:
- Dokumentenmanagement / Belegablage
Jeder Beleg wird eindeutig erfasst und archiviert, wenn du eine digitale Belegablage bzw. ein Dokumentenmanagementsystem nutzt. Dabei solltest du unbedingt auf eine GoBD-konforme Lösung setzen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Die Belege lassen sich dann in der Software bequem für die Buchhaltung vorbereiten und im Nachgang auswerten – ideal für den Jahresabschluss. - Offene-Posten-Verwaltung
Mit der OP-/Offenen-Posten-Verwaltung können Debitoren- und Kreditorenkonten geprüft und Zahlungen zugeordnet sowie verbucht werden. So hast du eine transparente Übersicht über alle offenen Posten. - Schnittstelle zu DATEV
Wenn deine eingesetzte Bürosoftware eine Schnittstelle zur DATEV-Lösung deines Steuerberaters besitzt, ermöglicht dir das den praktischen Datenaustausch mit ihm. Auf diesem Weg kannst du deinem Steuerberater die wichtigsten Dokumente einfach elektronisch übergeben, etwa Buchungssätze und Belege. - Warenwirtschaft
Mit einer Warenwirtschaft kannst du alle Materialbewegungen in deinen Lagern sauber dokumentieren und nachverfolgen. Sie kann dir außerdem bei der Inventurvorbereitung und -durchführung helfen.
Unser Tipp: Setze zusätzlich auf die Expertise eines Steuerberaters!
Das Thema Jahresabschluss ist zweifelsfrei für die meisten Betriebe ein recht komplexes Thema, das einiges an Wissen abverlangt und auch Zeit kostet. Wenn du nicht zwingend über umfassende Kenntnisse im Finanzbereich verfügst, ist es empfehlenswert, einen Buchhalter oder Steuerberater zu Rate zu ziehen.
Warum ist ein Steuerberater wichtig?
Das wichtigste Argument für einen Steuerberater ist, dass er oder sie mit der aktuellen Gesetzeslage vertraut ist und einen korrekten und gesetzeskonformen Jahresabschluss sicherstellt. Darüber hinaus bieten Steuerberater weitere entscheidende Vorteile:
- Zeitersparnis: Zum einen kannst du diese unliebsame Arbeit entspannt auslagern und dich auf dein Kerngeschäft – dein Handwerk – konzentrieren. Zum anderen ist der Jahresabschluss für Steuerberater eine Routineaufgabe, für die sie deutlich weniger Zeit benötigen als Laien.
- Steueroptimierung: Durch ihre fachliche Expertise können Steuerberater dein Unternehmen dabei unterstützen, legale Möglichkeiten zur Minimierung der Steuerlast zu finden.
- Strategische Beratung: Die Berufsbezeichnung verrät es bereits: Steuerberater können nicht nur deinen Jahresabschluss schreiben, sie sind auch der Lage, euch in finanziellen Fragen strategisch zu beraten.
Was macht einen guten Steuerberater aus?
In der Qualität, in der Steuerberater die jeweiligen Leistungen erfüllen, gibt es jedoch gravierende Unterschiede. So erkennst du einen guten Steuerberater:
- Ihre Beratungskompetenz ist außerordentlich hoch: Sie erklären Sachverhalte in verständlicher Sprache und können begründen, warum sie dir bestimmte Entscheidungen nahelegen.
- Sie halten sich selbst jederzeit auf dem aktuellen Stand – sowohl im Umgang mit Software als auch bezogen auf die Gesetzeslage. In puncto Software setzen Steuerberater auf führende Lösungen wie DATEV. Per Schnittstelle kannst du deine Daten aus deiner Bürosoftware elektronisch übermitteln und umgehst so die monatlichen Pendelordner aus Papier und deren Transport. Das spart Zeit, Kosten und Nerven.
- Im Vorfeld der Beratung stecken gute Steuerberater deine Erwartungen ab, um zu sehen, ob sie diese auch erfüllen können.
- Sie kennen deine Branche und informieren sich über deinen Betrieb.
Fazit: Darum ist der Jahresabschluss so wichtig
Der Jahresabschluss gehört ebenso zur Buchhaltung deines Betriebs wie die Steuererklärung. Hier gilt die gleiche Devise: Achte penibel darauf, deine Ein- und Ausgaben stets sauber zu dokumentieren. Das erleichtert dir dein Leben ungemein, da du beim Erstellen des Jahresabschlusses Ungereimtheiten vermeiden kannst. Dabei kann dich eine Software effizient unterstützen.
Ebenso solltest du im besten Fall einen Steuerberater hinzuziehen. Er bzw. sie unterstützt dich dabei, alle notwendigen Teile des Jahresabschlusses zu erstellen, zusammenzufügen und an die zuständigen Behörden fristgerecht zu übermitteln. Zudem wirst du qualifiziert zu deinem Betrieb beraten, so dass du fundierte Entscheidungen für eine erfolgreiche Zukunft treffen kannst.
