Die Digitalisierung im Handwerk schreitet immer weiter voran – und du möchtest deinen Betrieb ebenfalls fit für die Zukunft machen? Du weißt aber nicht, wie du starten sollst? Oder hast du Bedenken, dass bei der Umstellung auf digitalisierte Prozesse deine laufenden Projekte ins Stocken geraten könnten? Wir zeigen dir, wie du optimal an das Thema Digitalisierung herangehen und das Beste für dich und deinen Betrieb herausholen kannst!
Immer mehr Betriebe investieren in Software, neue Technologien und moderne Technik, denn die Digitalisierung des Handwerks verspricht, Abläufe im Büro und auf den Baustellen einfacher und vor allem effizienter zu gestalten. Mitarbeiter müssen gleichzeitig ihre digitalen Kompetenzen aufbauen und erweitern, damit alle Vorteile der Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich genutzt werden können. Auch die Kundschaft wird zunehmend digitaler – ohne ein entsprechendes Online- bzw. Digital-Angebot besteht die Gefahr, dass lukrative Aufträge nicht an dich vergeben werden. Die Digitalisierung ist daher der Schlüssel, damit dein Unternehmen in Zukunft weiter wettbewerbsfähig bleiben kann.
Du wirst wahrscheinlich bereits überlegt haben, dass es Zeit wird, auf digitale Prozesse umzustellen. Vielleicht hast du sogar schon erste Maßnahmen umgesetzt und suchst jetzt nach weiteren Optimierungsmöglichkeiten. In jedem Fall brauchst du eine Digitalisierungsstrategie, die ganz auf deinen Betrieb abgestimmt ist. Die Einführung digitaler Prozesse sollte immer vernünftig geplant sein, wenn alles reibungslos ablaufen soll – Stolpersteine gibt es leider reichlich.
Die Digitalisierung im Handwerk: Schritt für Schritt zum Erfolg!
Viele Hürden lassen sich bereits im Vorfeld durch eine gute Planung leicht umgehen: Führe die folgenden Schritte nacheinander durch, damit du die Digitalisierung in deinem Betrieb optimal umsetzen kannst.
Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick über bestehende Prozesse
Es ist immer wichtig den eigenen Status Quo zu kennen, bevor man einen Umbruch einleitet und die Digitalisierung im eigenen Betrieb vorantreibt.
Erstelle eine Liste mit allen Abläufen, die im Büro und auf den Baustellen im Alltag vorkommen: Wie läuft bei dir die Baustellenvorbereitung ab? Wie ist dein Büro organisiert? Wie schreibst du Angebote? Wie kalkulierst du deine Leistungen? Wie verteilst du Aufgaben an deine Mitarbeiter? Nutzt du Planungstafeln für den Mitarbeitereinsatz?
Trage zusammen, welche digitalen Abläufe in deinem Unternehmen schon im Einsatz sind. Wie gehst du zum Beispiel mit E-Mails um? Schreibst du Angebote mit Word bzw. Excel? Oder setzt du eventuell schon eine Branchensoftware, ein elektronisches Zeiterfassungssystem oder ein Dokumentenmanagementsystem ein?
Wie sieht es bei dir mit der Technik im Büro aus? Hast du einen Breitbandinternetanschluss? Besitzt dein PC die notwendigen Ressourcen, die heutige Softwarelösungen benötigen? Damit du dir beispielsweise 3D-Modelle innerhalb des Building Information Modellings (BIM) anzeigen lassen kannst, brauchst du eine 3D-fähige Grafikkarte.
Werden bei dir im Betrieb mobile Geräte zur Kommunikation für unterwegs bzw. auf den Baustellen eingesetzt? Stellst du deinen Mitarbeitern eigene Arbeits-Smartphones und / oder -Tablets zur Verfügung?
Nutze gerne die kostenlose Checkliste, um 12 typische Prozess kennenzulernen, die einfach digitalisiert werden können!
Schritt 2: Setze dir klare Ziele
Sobald du weißt, wo du in Sachen Digitalisierung stehst, musst du überlegen, was du mit deinen Digitalisierungsplänen erreichen möchtest: Eine Beschleunigung der Prozesse im Büro? Eine bessere Projektabwicklung? Eine smartere Baustellenvorbereitung? Eine effizientere Kommunikation zwischen deinen Mitarbeitern?
Du kannst dich hierzu von Softwarehäusern, IT-Fachleuten oder von den Experten der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren (www.mittelstand-digital.de) zu den Optionen, die dir die Digitalisierung im Handwerk bietet, beraten lassen.
Wenn du dir klare Ziele gesetzt hast, musst du in den nächsten Schritten nur noch die Umsetzbarkeit planen.
Schritt 3: Schätze die notwendigen Kosten ab
Die Digitalisierung im Handwerk ist für dich natürlich auch mit Kosten verbunden. Dazu gehören beispielsweise Anschaffungskosten für Hard- und Software oder wiederkehrende Kosten für Lizenz- und Wartungsverträge. Aber auch Mitarbeiterschulungen haben ihren Preis und senken für den jeweiligen Zeitraum die Produktivität deiner Mitarbeiter.
Du siehst schon: Bei der technischen Umstellung können gerade zu Beginn einige Ressourcen gebunden werden, so dass du Verzögerungen im Betriebsablauf berücksichtigen musst. Dies ist aber notwendig, um später umso mehr Zeit einsparen zu können.
Vor der Umsetzung einzelner Digitalisierungsphasen solltest du dich über Fördermöglichkeiten von Bund und Ländern informieren. Gerade für die Digitalisierung im Handwerk gibt es aktuell viele Fördermaßnahmen für kleinere und mittlere Unternehmen. Das betrifft zum Beispiel die Aufrüstung im Hard- und Softwarebereich oder Schulungsangebote für deine Mitarbeiter. Ganz wichtig: In der Regel musst du die Fördermittel vor der Umsetzung beantragen!
Schritt 4: Setze die Digitalisierung in deinem Tempo um
Denke daran, dass die Einführung neuer Prozesse eine gewisse Einarbeitungszeit benötigt. Daher es ist nicht ratsam, sofort all deine bestehenden Prozesse umzuwerfen und digital zu erneuern. Führe die gewünschten Änderungen besser nach und nach ein. Räume dir und deinem Betrieb genug Zeit für die Umstellungen ein. Achte besonders darauf, dass du deine Mitarbeiter nicht überforderst oder laufende Projekte gefährdest, indem du zu viel auf einmal willst.
Teile daher die Digitalisierung im Vorfeld möglichst in mehrere Phasen ein – inklusive Testphasen und dem ein oder anderen Puffer. Beispielsweise könnest du zuerst eine grundlegende Branchensoftware für die täglichen Büroaufgeben einführen. Dann folgen Smartphones zur Kommunikation auf den Baustellen, danach eine digitale Zeiterfassung für die Mitarbeiter, eine digitale Einsatzplanung und später automatisierte Abläufe in der Buchhaltung.
Schritt 5: Beziehe deine Mitarbeiter in deine Planungen mit ein
Was oft unterschätz wird: Nur zusammen mit deinen Mitarbeitern kannst du die Digitalisierung in deinem Betrieb erfolgreich umsetzen! Deshalb ist es entscheidend, dass du deine Mitarbeiter bei der Planung der Digitalisierungsmaßnahmen von Anfang an mit ins Boot holst und mit ihnen deine Zielsetzungen besprichst.
Häufig wirst du gewisse Bedenken aus dem Weg räumen müssen, wenn bestehende und etablierte Abläufe geändert werden sollen – das ist ganz normal, und du musst dir die Zeit nehmen, um auf die jeweiligen Sorgen einzugehen. Außerdem tun sich einige Mitarbeiter generell mit technischen Neuerungen schwer. Wenn du deine Mitarbeiter aber von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugen kannst, hast du eine perfekte Basis geschaffen, damit dein Vorhaben gelingen kann.
Vorteile der Digitalisierung im Handwerk
Erhebliche Zeitersparnis bei der Organisation und Planung
Arbeitsabläufe werden beschleunigt
Kommunikation zwischen Büro und Baustelle werden verbessert
Ressourcen werden gespart
Du kannst flexibler auf Situationen und Anfragen reagieren
Du schaffst mehr Transparenz bei Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern
Du erhältst einen besseren und immer aktuellen Stand zur Lage Ihres Unternehmens
Du bist als Arbeitgeber für Fachkräfte und Auszubildende attraktiver
Du bleibst in Ihrem Marktsegment weiter wettbewerbsfähig
Digitalisierer sind zufriedener
Laut dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21 der Telekom (www.digitalisierungsindex.de) sind Unternehmer mit hohem Digitalisierungsgrad sowohl im Baugewerbe als auch im Handwerk deutlich zufriedener als Kollegen, die gar nicht oder nur wenig digitalisiert sind. Diese sogenannten „Digital Leader“ sind davon überzeugt, sich aufgrund der Digitalisierung wesentlich flexibler und schneller an neue Herausforderungen anpassen und so erfolgreicher sein können. Die Digital Leader sehen sich in Top-Positionen in den Bereichen Abwicklungsdauer der Aufträge, Umsatz, Reaktionsgeschwindigkeit bei Kundenanfragen und bei der Neukundengewinnung.
Fazit
Damit du nicht den Anschluss zu deinen Branchenkollegen verlierst, solltest du dich intensiv mit dem Thema Digitalisierung im Handwerk beschäftigen. Denn nur wenn du innovationsbereit bleibst, kannst du dich erfolgreich auf dem Markt aufstellen. Verfolge deine Digitalisierungspläne Schritt für Schritt und gehe aktiv auf die Suche nach Fördermöglichkeiten, damit du deine Investitionskosten minimieren kannst!
